Wat kost een Odoo-implementatie voor een MKB-bedrijf?
De vraag “wat kost een Odoo-implementatie voor een MKB-bedrijf” houdt veel ondernemers bezig, net zoals het kopen van een auto of een huis. De kosten kunnen namelijk sterk variëren, afhankelijk van je behoeften, wensen en de opties die je kiest. De gemiddelde prijs voor een Odoo-implementatie bedraagt € 5.000 – € 15.000 per bedrijf met maximaal 50 Odoo gebruikers. In dit artikel zal ik mijn best doen om uit te leggen wat er allemaal komt kijken bij een Odoo-implementatie.
Als voorbeeld neem ik het kopen van een nieuwe auto. Een Volkswagen ID.3 begint bij € 42.690 voor een pro model. Deze kan al snel meer dan € 50.000 kosten als de koper een uitgebreider pakket kiest met lederen bekleding, sport uitvoering, andere velgen, speciale lak, adaptive cruise control, lane-assist, park-assist, etc.
Als we dan meenemen dat de meeste Nederlanders hun auto binnen vijf jaar weer verkoopt of inruilt, waarom kiezen zoveel mensen dan toch voor al die upgrades?
Het antwoord is simpel: omdat de meeste mensen direct willen krijgen wat ze willen, zodat ze later geen spijt krijgen.
Daarbij rijden de meeste Nederlanders 30 minuten of langer per dag in hun auto. Ze willen voldoende bereik met de nodige comfort, kwaliteit en gebruikersgemak.
Precies datzelfde principe is van toepassing op de meeste bedrijven wanneer ze een nieuw Odoo-systeem willen implementeren.
Deze oplossing wordt elke dag gebruikt. Het is van cruciaal belang dat je direct de juiste implementatie kiest, met de juiste opties, modules en processen om maximaal gebruikersgemak en werkplezier te garanderen met minimaal onderhoud.
Dat is dan ook de reden dat de meeste ondernemers ervoor kiezen om de implementatie uit te besteden aan partijen als WeSolved.
Wist je dat bedrijven gemiddeld 7 tot 10 jaar met het zelfde pakket werken. Wel wordt er regelmatig geupdate naar een nieuwe versie, maar men stapt niet even over naar een ander pakket. Dit is belangrijk om in gedachte te houden want overstappen is als het wisselen van je Bank of Accountant. Dat doe je niet even… Dat zijn stressvolle en ingrijpende veranderingen voor een bedrijf.
Helaas kijken sommige ondernemers alleen maar naar de eenmalige en maandelijkse kosten van een It-Systeem als Odoo. Met als doel de goedkoopste leverancier te vinden, waardoor ze gebruikersgemak, kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid opofferen, wat onvermijdelijk tot spijt leidt. Vaak blijkt de fit er niet te zijn tussen de partijen. We horen vaak dat men het prettig vindt dat wij gewoon (telefonisch) bereikbaar zijn en ze hun vragen kwijt kunnen.
Gezien het feit dat in tegenstelling tot een auto, een ERP-systeem niet kan worden ingeruild als iemand ontevreden of teleurgesteld is. Ook overstappen naar een andere oplossing is niet eenvoudig en neemt de nodige kosten en frustraties met zich mee, daarnaast is het stressvol voor de gebruikers. We houden nu eenmaal niet zo van verandering. De laatste tijd zien we vaker dat bestaande Odoo gebruikers overstappen naar een andere Odoo-partner, welke eerlijk aangeeft wat de beste oplossing is. Nee is daarbij ook een antwoord waarmee je teleurstelling kunt voorkomen. Wij zoeken naar de overlap tussen jouw bedrijfsprocessen en de processen binnen Odoo met zo min mogelijk maatwerk.
Hier een opsomming van de meest voorkomende modules en apps
die worden gebruikt bij een Odoo-implementatie:
- Verkoop (Sales): Deze module helpt bij het beheren van verkooporders, offertes, prijslijsten en klantinformatie.
- Aankoop (Purchase): Hiermee kun je aankooporders, leveranciers en leveranciersprijzen beheren.
- Voorraadbeheer (Inventory): Deze module is essentieel voor het beheren van jouw voorraadniveaus, locaties en bewegingen.
- Boekhouding (Accounting): Voor financiële transacties, grootboekbeheer en het genereren van financiële rapporten.
- HRM (Human Resources Management): Hiermee kun je personeelsdossiers, loonadministratie en aanwervingsprocessen beheren.
- CRM (Customer Relationship Management): Voor het beheren van klantinformatie, leads, kansen en communicatie.
- Websitebouwer (Website Builder): Handig voor het maken en beheren van websites en webpagina’s.
- E-commerce: Deze module is ideaal voor het opzetten van een online winkel en het beheren van e-commerceactiviteiten.
- Projectbeheer (Project Management): Voor het plannen, volgen en beheren van projecten en taken.
- Helpdesk (Helpdesk): Hiermee kun je klantenserviceverzoeken volgen en beheren.
- Productie (Manufacturing): Voor het beheren van productieprocessen, werkorders en de productie van goederen.
- Facturering (Invoicing): Handig voor het genereren van facturen en het beheren van betalingen van klanten.
- Marketingautomatisering (Marketing Automation): Voor het automatiseren van marketingcampagnes en het beheren van leads.
- Punt van verkoop (Point of Sale): Ideaal voor het beheren van winkels en verkooppunten.
- Discussies (Discuss): Een module voor interne communicatie en samenwerking binnen de organisatie.
Klik hier voor een indicatie van de kosten per bovengenoemde module.
We willen graag weten waar je nu tegenaan loopt, de processen in een bedrijf begrijpen, zodat we een oplossing kunnen aanbieden welke ervoor zorgt dat jouw “probleem” of uitdaging opgelost wordt.
Daarnaast kan er veel meer in Odoo waardoor je vaak meerdere systemen kunt consolideren naar één pakket.
Training
Door de jaren heen hebben wij ervaren dat het succes van een Odoo-implementatie valt of staat met het training van de gebruikers. Dit heeft ertoe geleid dat wij besloten hebben om dit niet meer weg te laten bezuinigen. Ja kost geld, en ja het kost tijd van de medewerkers… echter de succesfactor is zoveel maal groter dat dit voor ons een no-brainer is geworden.
Wat kost een Odoo-implementatie voor een MKB-bedrijf?
De gemiddelde prijs voor een Odoo-implementatie bedraagt € 5000 – € 15.000 per bedrijf.
Factoren die de kosten van Odoo-implementatie beïnvloeden
Wanneer iemand ons vraagt wat een implementatie kost is het belangrijk om te vermelden wat de installatie, de overstap en daarna ondersteuning kost. Deze variëren van de grootte en complexiteit van je bedrijf en is daarbij afhankelijk van de hoeveelheid modules die je wilt implementeren.
Zo hebben grotere bedrijven vaak meer gebruikers en complexere processen, wat kan leiden tot hogere implementatiekosten.
Meestal komt dit uit op de volgende drie opties:
- We maken een afspraak waarin we in ongeveer een uur een interview houden waarmee we een inschatting maken van de implementatiekosten.
- Bedrijven tot 15 medewerkers hebben vaak minder complexe prosessen. In een intake vragen we bewust open vragen zodat ze na moeten denken hoe ze nu bepaalde dingen doen. Wij maken vervolgens een inschatting van de benodigde uren op dat binnen de Odoo processen in te richten.
- Bedrijven met 25+ medewerkers begrijpen vaak wel dat ze niet direct weten wat ze willen en waar ze ongeveer uitkomen. Hierbij wordt het meestal op basis van nacalculatie uitgevoerd.
Zo komen we tot een implementatieprijs.
Ook is het mogelijk om een fixed-fee af te spreken zodat je precies weet waar je aan toe bent en geen “financiële” verassingen krijgt.
Partnership
Dit jaar zijn we met een aantal specifieke branches in aanraking gekomen waar maatwerk voor nodig was. In overleg met de klant hebben we de kosten gedeeld zodat wij als WeSolved een specifieke oplossing voor die branche in de markt kan zetten. De Win-Win hier is dat de klant niet de volle 100% betaald aan ontwikkelingskosten en dat daarbij de software doorontwikkeld blijft voor deze branche. Zo worden we er samen beter van.
Migratie
Daarnaast kan de noodzaak om bestaande systemen en gegevens te migreren naar Odoo ook de kosten verhogen. Dit is vooral het geval als je bedrijf momenteel gebruik maakt van meerdere losstaande systemen die moeten worden geïntegreerd in Odoo.
Grootte van het bedrijf
De grootte van je bedrijf is een belangrijke factor die de kosten van een Odoo-implementatie kan beïnvloeden. Grotere bedrijven hebben vaak meer gebruikers en complexere processen, wat kan leiden tot hogere implementatiekosten. Het aantal gebruikers dat toegang nodig heeft tot het systeem en de complexiteit van de bedrijfsprocessen zijn beide factoren die de kosten kunnen verhogen.
Afspraken
Ook zien we vaak dat de klant perse hun eigen processen in Odoo op willen nemen. Dat is begrijpelijk. Echter, zonder duidelijke stakeholders bij de opdrachtgever én zonder daadkrachtig projectmanagement zijn dit vaak eindeloze projecten waar niemand baat bij heeft. Door hier vooraf duidelijke afspraken over te maken vergroot je het succes, verkort je de implementatietijd, voorkom je frustratie en bespaar je ook nog een een hoop geld.
Nu hoor ik je al denken, ja maar Robin… wat kost dat dan per module, app of proces?
Per module (business proces) mag je een gemiddelde van € 2.000 – € 10.000 aanhouden.
Het inrichten van een CRM-proces in Odoo kost gemiddeld zo’n € 2.000.
Een ander voorbeeld: om een productieproces in te richten bedragen de kosten gemiddeld € 10.000. Door je productieproces in Odoo in te richten heb je een onderhoudbaar proces, dat volledig naar jouw wensen is ingericht en ook nog eens robuust en toekomstbestendig is.
Een maatwerk voorbeeld: voor een maatwerk-module welke meerdere bedrijfsprocessen bevat en ook nog integreert met tools van derden variëren de kosten tussen de € 5.000 – € 50.000 met een gemiddelde doorlooptijd van 1-4 maanden.
Specifieke modules
De hierboven genoemde modules kunnen worden geïmplementeerd, afhankelijk van de behoeften van je bedrijf. Elke module heeft zijn eigen kosten, en het aantal modules dat je wilt implementeren kan de totale kosten van de implementatie aanzienlijk beïnvloeden. Gemiddeld kost het zo’n € 1.000 – € 2.000 per module met basisfunctionaliteiten. De website module is daarbij een uitzondering aangezien er ook een template ontwikkeld moet worden voor de look en feel. Wil je daarbij ook nog een webshop en een klantportaal dan lopen kosten gauw op. Deze variëren tussen de € 5.000 – € 15.000.
Daarnaast kunnen sommige modules extra configuratie of maatwerk vereisen, wat de kosten verder kan verhogen. Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van welke modules je bedrijf nodig heeft en hoe deze moeten worden geconfigureerd om onnodige kosten te voorkomen. Dit vangen we af in de intake.
Hosting en licentiekosten
Naast de eenmalige implementatiekosten heb je ook te maken met licentiekosten.
Met deze calculator heb je snel een inschatting van de maandelijkse kosten voor de Odoo licenties en hosting-kosten.
Veelgestelde vragen
Hoe snel kunnen jullie beginnen en wat is de doorlooptijd. De doorlooptijd is erg afhankelijk van de scope. Het starten binnen een maand na opdracht want dan is iedereen nog positief en vol energie. Als een project langer duurt merken we dat de betrokkenheid achteruit gaat.
Ja, wij vinden het belangrijk dat je iemand aan je zijde hebt die de helicopterview heeft van het hele project. Mocht dat geen fit zijn dan horen we het graag, zodat je kunt samenwerken met iemand anders uit ons team.
We gebruiken daar waar mogelijk de standaard Odoo-processen zodat je met het upgraden naar de toekomst toe geen onnodige kosten hebt.
Een support contract heb je nodig om binnen een afgesproken tijdsduur je vragen op te pakken. Een onderhoudscontract zorgt ervoor dat je Odoo-omgeving up-to-date blijft. Vaak wordt dit in een combinatie aangeboden.
Ter indicatie voor een onderhoudscontract betaal je € 450 per maand tot 10.000 coderegels maatwerk daarboven maken we aparte afspraken.
Ter indicatie voor een supportcontract tijdens kantoortijden met een responsetijd van een half uur betaal je € 250 per maand. Bij een 24/7 overeenkomst met een half uur responsetijd betaal je € 500 per maand
Daarnaast betaal je de gemaakte uren met eventuele toeslagen buiten kantoortijden. Voor overige supportvragen krijg je ook nog een gereduceerd tarief. Met de calculator hierboven reken je eenvoudig de kosten voor jou bedrijf uit.
Conclusie
De kosten van een Odoo-implementatie voor een MKB-bedrijf kunnen zoals je hierboven hebt gelezen sterk variëren. Dit is afhankelijk van verschillende factoren. Het is echter mogelijk om deze kosten te beheren en te minimaliseren door zorgvuldige planning, het kiezen van de juiste modules en effectief beheer van het implementatieproces.
Met de juiste aanpak en ondersteuning zorgen we ervoor dat Odoo een waardevolle investering is voor je bedrijf, welke je helpt om je processen te stroomlijnen, je efficiëntie te verhogen en je bedrijf te laten groeien en tevens minimaal 30% te besparen.
Het mooiste van ons werk is dat we opgedane kennis en ervaring kunnen delen met andere ondernemers. Zo helpen we elkaar zonder klant specifieke gegevens te delen.
Kunnen wij je ergens mee helpen? Boek hier een, geheel vrijblijvend, kennismakingsgesprek aan om af te tasten of we mogelijk een fit voor elkaar zijn.